איך להימנע מתזרים מזומנים שלילי, שעשוי להוביל לקריסת העסק שלך?

להלן כללי עשה ואל-תעשה, שיעזרו לעסק לשרוד גם בשנה הבאה.

אנשי עסקים רבים מסכמים את השנה הפיננסית החולפת ומביטים בדאגה אל השנה הבאה, כיוון שהעסק שלהם, כמו עסקים רבים במדינת ישראל, נמצא במצוקה כלכלית, ואולי אף עומד בפני קריסה.

להלן כמה נתונים שכדאי לתת עליהם את הדעת: על כל עשרה עסקים שנפתחים, רק עסק אחד שורד אחרי שבע שנים; מוסר התשלומים בישראל היה מהגרועים בעולם, ומדינת ישראל הגיעה למקום הראשון בעולם במספר הצ'קים החוזרים לנפש; הסיבה בכ-80% מהמקרים לקריסת העסק היא תזרים מזומנים שלילי.

עסקים מחפשים תשובות ופתרונות למצבם, אך לעתים קרובות הם מחפשים אותם במקום הלא נכון. בניגוד למקובל לחשוב, הרוב המוחלט של העסקים במדינת ישראל שהפסיקו את פעילותם העסקית והגיעו עד לכדי פירוק, או פשיטת רגל, לא קרסו בגלל שלא היו רווחיים, אלא בגלל שסבלו מתזרים מזומנים שלילי. הנתונים המספריים בארה"ב מדברים על כך ש-80% מהחברות שהגיעו לכלל חדלות פירעון היו דווקא ריווחיות, אבל הגיעו למצב זה עקב קשיי תזרים מזומנים. בארץ הנתונים די דומים. קשיים אלה יכולים להיות תוצאה של אי תשלום חוב של לקוח גדול ו/או בגלל חוסר היכולת לגבות את החובות מלקוחות העסק; בין אם כתוצאה משיקים חוזרים ובין אם כתוצאה מגבייה לקויה.

חשוב לזכור: תזרים מזומנים שלילי יכול לגרום לקריסת כל עסק ועסק. מנהלי חברות שאינן שמות דגש על גביית חובות, ימצאו את עצמם מהר מאוד כשהם מקבלי שיחת טלפון ממנהל הבנק. שיחות אלו הן תחילת הקריסה הקרבה והולכת של העסק. כדי להימנע משיחת טלפון זו – כל מה שצריך הוא רק לוודא כי תזרים המזומנים הוא חיובי, כלומר שההכנסות – בפועל, במושגים של כסף ממשי – גדולות תמיד מההוצאות בפועל.

אם כן, נשאלת השאלה כיצד יש להימנע מצ'קים חוזרים ולטפל בלקוח המסרב לשלם את חובו? צריך לבחון את הסוגיה לפי השאלה: כיצד יש להתמודד עם לקוחות שבאופן קבוע מסרבים לשלם בזמן? במהלך השנים נחקרו עסקים משני סוגים: אלה שתזרים המזומנים שלהם הוא טוב ואלה שתזרים המזומנים שלהם (ללא קשר לרווחיותם) גרוע ביותר. תוצאות הבדיקות הראו כי ארגונים שתזרים המזומנים שלהם היה חיובי השתמשו במספר כלים וטכניקות חוזרות.

טכניקות אשר ניתן לתאר במספר כללי ברזל עיקריים:

קליטה נכונה של לקוח- כתיבה נכונה של שם הלקוח יכול לסייע עד מאוד בתהליך הגבייה (במידה שיתקיים). שגיאות ברישום מספר תעודת הזהות של הלקוח, או מספר החברה הפרטית (ח.פ.) של הלקוח יכולות להוביל את הספק להעדר יכולת גבייה.

קביעת אובליגו ללקוח אחד מהכלים לפיזור סיכונים. כלומר, לעולם לא למכור ללקוח אחד בסכום כזה שבמידה שהלקוח הפסיק את פעילותו ו/או לא משלם את חובו, ולא משנה מה הסיבה לכך – תהיה פגיעה חמורה בעסק, אולי עד כדי סגירתו.

ערבויות ובטוחות – דרישה בלתי מתפשרת למתן ערבויות ובטוחות מלקוח המקבל אשראי יכול להשפיע באופן גורלי על סיכויי גביית החוב; בפרט כאשר הלקוח הפך להיות לחדל פירעון ואינו משלם את חובותיו. הערבויות והביטחונות אותן ניתן לקבל מהלקוחות הן מגוונים; החל משטרי חוב, ערבויות אישיות, שעבודים, ערבויות צד ג, ערבות בנקאית, המחאות זכות ועוד.

תהליכי אספקה נכונים – מטרת העסק איננה הפצת מוצריו/שירותיו, אלא קבלת תשלום בגינם. הפצה פזיזה של המוצרים יכולה להביא לבעיות גבייה שיובילו לבעיות תזרים חמורות. קבלת הזמנה בצורה נכונה, תיעוד ההזמנה, הוצאת והנפקת תעודת משלוח, קבלת תעודת משלוח חתומה על ידי הלקוח – כל אלה הם תנאים בסיסיים ביותר שיכולים להקל עד מאוד בתהליך הגבייה.

תהליכי גבייה מוגדרים ובלתי מתפשרים הוכחו כמספקי "רשת ביטחון" הכרחית לתזרים המזומנים. כאשר אין מערך גבייה מקיף, כולל ומקצועי, הרי שתהליכי המכירות כשלעצמם לא יובילו לתהליכי גבייה נכונים.

הקפדה על תנאי תשלום ועל תנאי אשראי – אי הקפדה על תנאי תשלום ואשראי, מצד הספק עצמו, מוביל את הלקוחות לזלזל בהסכמים ולמתיחת יריעת ההסכמות עם הספק עד לקריעתה.

פעילויות אלו דורשות רק החלטה אחת – החלטה ניהולית. הצוות הניהולי של העסק חייב להתגייס לשמירה קפדנית ביותר על תזרים המזומנים. זאת חייבת להיות החלטה חד משמעית של מנכ"ל החברה. כל החלטה אחרת, שלא תומכת בשמירה על תזרים המזומנים, יכולה גם להיות ההחלטה האחרונה של אותו ארגון.